עיקרי תוֹכנָה דוא'ל מתקוטט: איך אני שומר על תיבת הדואר הנכנס שלי בשליטה
תוֹכנָה

דוא'ל מתקוטט: איך אני שומר על תיבת הדואר הנכנס שלי בשליטה

איך לTabletS 8 באפריל 2013 20:30 PDT

אם כי מומחים המציאו אינספור מערכות שמתיימרות להשיג תיבת דואר נכנס אפס , אני לא כזה שאפתן. אני רק רוצה מערכת שתשמור על מספר ההודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס שלי כמה שיותר קטן, לא מתייחסת לתיבת הדואר הנכנס שלי כאל רשימת מטלות, ולא מחייבת אותי להשקיע שעות במיון וארכיון הדואר שלי.

בנוסף, מערכת ניתנת לעבודה צריכה להיות קלה ליישום: ככל שהיא הופכת מורכבת יותר, כך קטן הסיכוי שאשתמש בה לאחר החודש הראשון. זה חייב להיות גם קל לתחזוקה: יש לי מספיק חיכוך בזרימת העבודה שלי מבלי להתמודד עם מערכת דואר אלקטרוני שדורשת מאמץ מעל ומעבר לנוהלי האימייל הסטנדרטיים. וזה צריך לעבוד על פני מספר לקוחות: בדרך כלל אני רואה את ההודעות שלי ב-iPad שלי, ב-iPhone, ב-Macbook Air וב-Mac Pro שלי - ואני ניגש לעתים קרובות לאימייל שלי דרך ממשק האינטרנט של Google Mail, Mail.app ועוד שלישי- בקשות למפלגות. אני צריך את כל התוכנות והאפליקציות האלה כדי לסנכרן, וכל מערכת שבה אני משתמש חייבת לשמור על דברים ניתנים לניהול לא משנה היכן או איך אני בודק את הדואר שלי.

במהלך השנים, ניסיתי מערכות רבות. בשלב מוקדם ניסיתי לבנות היררכיה של תיקיות שתאפשר לי גישה מהירה להודעות דואר אלקטרוני רלוונטיות לנושא ותשמור על תיבת הדואר הנכנס שלי ריקה על ידי תיוק הודעות באופן עקבי על סמך הקשר שלהם לפרויקט או על הפעולה הנדרשת. לרוע המזל, הגישה המייגעת הזו כשלה שתיים מהמטרות שלי: להגיע למבנה הארגוני הנכון יותר מדי זמן; והתיוק של כל הודעה נכנסת היה מייגע מדי.



מאוחר יותר, ניסיתי לתייג הודעות, אבל הפעולה הזו עלתה על המטרה השלישית שלי: שום מערכת תיוג אמיתית לא עובדת בכל פלטפורמה. שניהם תגים ואת הפלאגין Mail תגי דואר להשתמש תגיות OpenMeta , שעובד היטב בכל מחשבי ה-Mac שלי. אבל מערכות התיוג האלה לא עובדות באייפון או ב-GMail. התוויות של Gmail פועל באופן דומה, אך נכשל ביישומים כמו Mail.

המערכת שבסופו של דבר התקבעתי עליה עובדת בשבילי כבר כמה שנים. זוהי תוכנית פשוטה הכוללת עבודה מינימלית מראש; ואחרי שאתה משתמש בו במשך זמן מה, זה לא מתאמץ לתחזק אותו. הוא עוקב אחר זרימת העבודה הנפוצה של סינון, עיבוד ובדיקת דואר אלקטרוני.

סִנוּן

רק כ-20 אחוז מהאימייל שלי דורשים כל פעולה מצידי. אז השלב הראשון במערכת שלי כולל סינון אוטומטי של כמה שיותר תוכן לא רלוונטי.

אני עושה את רוב הסינון שלי ברמת השרת, באמצעות המסננים של Gmail . כשאני נתקל בהודעת דוא'ל מסוג שאני יודע שאני לא צריך לראות, אני יוצר חיפוש באמצעות קריטריונים שתואמים לו ואז אני הופך את החיפוש הזה למסנן. המטרה של כל המסננים שלי היא להעביר דוא'ל לא רלוונטי מתיבת הדואר הנכנס שלי, ולעיתים קרובות לסמן את ההודעות האלה כנקראו. המייל עדיין שם אם אני מחפש אותו, אבל חוץ מזה לא מפריע לי לדעת על זה.

SaneBox מפרידה באופן אמין בין הודעות דוא'ל חשובות לבין פחות חשובות.

אני גם משתמש בשירות שנקרא SaneBox להפוך חלק גדול מהתהליך לאוטומטי. SaneBox היא מערכת חכמה של מסננים שעובדת עם גוגל ושירותי IMAP אחרים ולומדת על ידי התבוננות איך אני מתמודד עם האימייל שלי. הוא מרחיק אוטומטית הודעות שאינן חשובות לי מתיבת הדואר הנכנס שלי לתיקיות אחרות, החל באחת בשם @SaneLater. הודעות בתיקייה זו לא נקראו אך זמינות עבורי לטיפול מאוחר יותר. SaneBox גם עושה עבודה חכמה בהעברת הודעות דואר אלקטרוני בכמות גדולה ורשימות תפוצה מהדרך.

כאשר הודעת דואר אלקטרוני עוברת דרך המסננים שלי ומופיעה לא נקראה בתיבת הדואר הנכנס שלי, אני מטפל בה באופן ידני. אני משתמש בתיקיות חכמות (במייל) ובחיפושים מהירים (ב-GMail) כדי לעזור בחלק הזה של התהליך. אחת התיקיות הראשיות היא אחת חכמה בשם @INBOX: התראות ותגים בשולחן העבודה ובמחשב הנייד שלי מתמקדות בתיקייה זו במקום בתיבת הדואר הנכנס הראשית שלי.

התיקיה @INBOX מציגה לי רק הודעות שלא נקראו, הודעות שהכנסתי לתיקיית סקירה זמנית; והודעות שסימנתי. מכיוון ש-@INBOX הוא אינטליגנטי, הודעות נעלמות ממנו לאחר שקראתי נקראו וטיפלתי בהן.

תיקיית תיקייה חכמה שנייה במערכת הדוא'ל שלי נקראת @LATER. הוא מכיל הודעות שלא נקראו שסוננו אוטומטית לתיבות דואר או לתיקיות מחוץ לתיבת הדואר הנכנס הרגילה שלי. אני יכול להתמודד עם ההודעות האלה כשיהיה לי זמן, אבל הן לא סותמות את זרימת העבודה הסטנדרטית שלי.

הפכתי את שתי התיקיות האלו לשני הפריטים הראשונים בסרגל הסימניות של Mail — תחילה @INBOX, ו-@LATER שניה — כך שאוכל לגשת אליהם באמצעות שילוב של הקשה פשוטה (⌘1 עבור @INBOX, ו-⌘2 עבור @LATER ).

כיצד להעתיק קבצים במסוף

אני מפריד הודעות שאני רוצה לראות לשתי תיבות דואר חכמות בדואר: @INBOX ו-@LATER.

כדי לגרום למערכת הזו לעבוד עם Gmail, אני משתמש בכלי Google Labs שנקרא קישורים מהירים כדי ליצור מחדש את אותם קריטריונים של תיקייה חכמה שאני משתמש בחיפושי Gmail. כדי לגשת אליהם ב-GMail, אני משתמש בקיצור הדרך הרגיל |_+_| (עבור לתווית) ולאחר מכן הקלד |_+_| או |_+_|.

אני שומר תיקיה אחת נוספת, שנקראת סקירה, בהגדרת ה-IMAP שלי. אם הודעת דואר אלקטרוני דורשת התייחסות מיוחדת, היא תועבר לתיקיה זו. ב-Mac שלי, התיקיה סקירה מופיעה בתיקיות החכמות ובקישורים המהירים שלי, והתוכן שלה מופיע ב-@INBOX בין אם קראתי אותם או לא. כשאני במכשיר נייד, אני פשוט בודק את התיקיה הזו ישירות.

מעבד

אני קורא הרבה דואר אלקטרוני בזמן שאני בדרכים, אבל אני מבצע את רוב עיבוד ההודעות שלי ב-Mac של הבסיס הביתי שלי. אבל בזמן שאני נייד, אני משתמש בכמה טריקים כדי להקל על העיבוד הבא.

הטריקים הראשונים האלה כוללים את תיקיית הסקירה שציינתי. אם אני קורא הודעה שאני יודע שדורשת יותר פעולה מאשר תשובה פשוטה או מחיקה, אני מעביר אותה לתיקיית הסקירה מכל מכשיר נייד שבו אני משתמש. כתוצאה מכך, זה מופיע אוטומטית ב-@INBOX שלי בבית. לחלופין, אני יכול לסמן הודעה כלא נקראה (או פשוט לא לקרוא אותה) כדי להשאיר אותה ב-@INBOX שלי להמשך עיבוד.

אני משתמש בדגלים במשורה. אני מסמן פריטים שדורשים תגובה, ואני מבטל את הסימון שלהם כשאני שולח את התגובה הדרושה. פריטים מסומנים נשארים ב-@INBOX שלי ללא הגבלת זמן, אז אני מקפיד לבטל את הסימון של פריטים שטופלו, כדי לשמור על ניקיון ה-@INBOX שלי.

SaneBox נותנת לי גם אפשרות להעביר הודעה לכתובת מייל מיוחדת ממנה היא תחזור אליי בהמשך (כפי שנקבע לפי כתובת המייל). התוכנית גם מאפשרת לי ליצור תיקיות מיוחדות לדחיית הודעה לשעה או ליום מוגדרים.

אני משתמש בקישורים מהירים ב-Google Mail כדי לנווט בקלות לשתי תיבות הדואר הראשיות שלי.

המערכת שלי מזהה חמש קטגוריות של הודעות:

תגובה מהירה : קטגוריית התגובה המהירה כוללת הודעות דואר אלקטרוני הדורשות תגובה חד פעמית וללא פעולה נוספת (מלבד פעולה שעלולה להתעורר בקשר לתשובה אפשרית לתגובתי). אני מטפל בהודעות בקטגוריה זו מיד, מגיב במשפט אחד או שניים. לאחר מכן ההודעה המקורית יכולה להיעלם מה-@INBOX שלי. אם כותב ההודעה המקורית שולח תגובת המשך הדורשת פעולה, אני מטפל בהודעה השנייה כפריט חדש.

תגובה מתחשבת : אם הודעה דורשת משהו יותר משוכלל מאשר תשובה של שני משפטים, אני מטפל בה כשהזמן מאפשר. אם יש לי את הזמן ואת חומרי העזר בהישג יד לתגובה הולמת, אני מחבר אותה מיד. אם לא, אני מקצה לו דגל אדום כך שהוא יישאר ב-@INBOX עד שאני מגיב ומבטל את הסימון שלו.

פעולה נדרשת : הודעות דוא'ל הדורשות פעולה מלבד תגובת דוא'ל אינן שייכות ל-@INBOX שלי. כשמגיעה הודעה מסוג זה, אני משתמש ב-OmniFocus כדי ליצור משימה של OmniFocus, עם קישור חזרה להודעה המקורית. זה מאפשר לי לטפל בזה בתוך מערכת ניהול משימות אחת ששומרת את כל המשימות שלי במקום אחד. כאשר אני מסיים את המשימה, אני לוחץ על הקישור בהערה ופותח את הודעת האימייל המקורית, שמוכנה לקבל את תשובתי אם אבחר לשלוח אחת.

אִינפוֹרמָטִיבִי : חלק מההודעות שאני מקבל הן פשוט אינפורמטיביות. אם הודעה מכילה חומר שאולי אצטרך לעיין או לצטט מאוחר יותר, אני מעביר את המידע הרלוונטי למערכת הפניות שלי. אני משתמש nvALT למטרה זו, אבל אתה יכול להשתמש בכל מה שהוא הדלי העיקרי שלך (Evernote, Simplenote, או דומה). כל הערה מקבלת כותרת תמציתית ומדויקת וכוללת שלושה מרכיבים נוספים: גוף המידע, קישור חזרה למייל המקורי ותגים (או ייעוד מחברת) המשייכים אותו לפרויקט הנכון.

כל דבר אחר : אם הודעת דואר אלקטרוני לא נכנסת לאחת מארבע הקטגוריות הראשונות, אני מוחק אותה. אם אני חושד שאולי ארצה למצוא אותו שוב מאוחר יותר, אני מסמן אותו כנקראו ונותן לו ליפול מ-@INBOX. עם זאת, אני מוחק ללא הפוגה, ורק לעתים רחוקות (אם בכלל) התחרטתי על כך.

מערכת מהסוג הזה תלויה כמובן בבדיקה שוטפת של המסרים שעוברים דרך המסננים. אבל הסקירה הזו היא עניין פשוט של בדיקת @INBOX. כל הודעה שטרם נקראה, מסומנת או חונה בתיקיית הסקירה הניידת מופיעה ב-@INBOX, ונוכחותה שם תזכורת לי שאני צריך להתמודד איתה. משימה חוזרת של OmniFocus מזכירה לי לסקור הודעות שאולי מחכות לתשומת ליבי; אבל אם אתה משתמש בדוא'ל כמו רוב האנשים, אתה תמיד תהיה מודע למה שנמצא שם.

המטרה היא לשמור את @INBOX ריק. אם שלי אי פעם גולל לדף שני, זה סימן שחיכיתי יותר מדי זמן כדי להתמודד עם דברים. בשלב הזה אני שואל את עצמי אם כל פריט הוא משהו שאי פעם אגיע אליו. אם התשובה היא בסופו של דבר, אני מכין עבורה משימה ומנקה אותה מ-@INBOX. אם התשובה היא כנראה לא, אני מבטל את הדגל, מסמן אותו כנקראו ונותן לו לצוף משם.

התוצאה

למרות שה-@INBOX שלי ריק, יש לי ארכיון הניתן לחיפוש מלא של כל הודעה שלא מחקתי בכוונה. המערכת שלי לא דרשה תיוק נוסף, תיוג או עיבוד נוסף. החיפוש ב-Gmail מהיר ומדויק במיוחד. כשאני צריך למצוא דוא'ל שכבר נעלם מזמן, אני מעלה את MailPlane או GMail באייפון שלי ומאתר במהירות את מה שהרגע דורש.

התוצאה היא תיבת דואר נכנס ריקה ושקט נפשי אמיתי. המערכת קלה לתחזוקה קדימה. המסננים דואגים לחצי עבודה, ואני יכול ליישם את התהליך ככל שהזמן מאפשר. והכי חשוב, אני יכול להיות רגוע בלילה בידיעה שאני לא אקום בבוקר למאות הודעות שלא נקראו שקוראות לתשומת לבי.